In gesprek met Dave Drost: de man achter het VvE-beheer van de PlanVisie bedrijfsunits
Bij de aankoop van een bedrijfsunit komt meer kijken dan alleen het pand zelf. Zeker in een bedrijfsverzamelgebouw, waar meerdere eigenaren samen verantwoordelijk zijn voor het gebouw en de gezamenlijke voorzieningen. Daarom start PlanVisie bij ieder project een professionele Vereniging van Eigenaren (VvE).
Om dit goed te organiseren, werken wij samen met een vaste VvE-beheerder: Dave Drost van ZoZeker VvE Beheer. We nodigden hem uit op ons kantoor voor een kop koffie en vroegen hem het hemd van het lijf.
Van verzekering naar VvE-beheer
Dave groeide op in Biddinghuizen, maar woont inmiddels al jaren met veel plezier in Nunspeet. Naast VvE-beheer runt hij ook een verzekeringskantoor.
“Ik ben eigenlijk een beetje in het VvE-beheer gerold,” vertelt Dave. “Een klant vanuit mijn verzekeringskantoor vroeg of ik een VvE wilde opzetten. Daarna werd ik via via nog eens benaderd en zo is het balletje gaan rollen.”
Wat doet een VvE-beheerder precies?
Kort gezegd begeleidt Dave de volledige administratie rondom de VvE en leidt hij de VvE-vergaderingen. En dat doet hij met veel plezier.
“De sfeer binnen een VvE is eigenlijk bijna altijd goed. Het is vaak een gezellige groep eigenaren die samen de schouders eronder wil zetten. Ze helpen elkaar en nemen regelmatig diensten bij elkaar af. Ik probeer bovendien zoveel mogelijk zaken binnen de eigen club of zo veel mogelijk lokaal te regelen. Denk aan een glazenwasser of iemand die het terrein sneeuwvrij maakt. De vergaderingen zijn daardoor niet alleen efficiënt, maar ook gezellig.”
Een positieve actie van één eigenaar zorgt vaak voor een kettingreactie bij anderen. En dan zie je dat men graag wat voor elkaar overheeft.
De taken van een VvE-beheerder
Wat neemt Dave dan concreet uit handen van de eigenaren?
“De meeste vragen gaan over verzekeringen. Gelukkig heb ik daar veel kennis van en kan ik goed adviseren. Tijdens vergaderingen komen soms complexe vraagstukken aan bod. Door mijn ervaring met andere VvE’s kan ik uitleggen waarom iets wel of niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanuit wetgeving of veiligheid. Dat helpt om sneller besluiten te nemen. Verder moet het pand voldoen aan gestelde veiligheidseisen, zoals bijvoorbeeld brandveiligheid en een scope10 meting, dat regel ik ook. Ik verstuur ik alle facturen, incasseer de bijdragen en ik stel een meerjarige begroting op.”
Vragen over verzekeringen
Waarom zijn er eigenlijk zoveel vragen over verzekeringen? Volgens Dave heeft dat vooral met onduidelijkheid te maken en daar kun je heel onzeker over worden. Zeker vanuit wetgeving en veiligheid.
“Stel dat er illegale praktijken plaatsvinden in een bedrijfsunit en daardoor brand ontstaat. Zijn we dan verzekerd? Of als iemand afval buiten laat staan en dat wordt in brand gestoken, met schade aan het pand tot gevolg. Hoe zit dat dan? Je bent met elkaar verantwoordelijk voor het hele gebouw. Logisch dat daar vragen over zijn.
Mensen realiseren zich soms niet dat je gezamenlijk voor de gezamenlijke kosten opdraait. Dus als er helemaal links in het pand een restauratie aan het dak nodig is en jouw pand zit helemaal rechts, dan moet je nog steeds mee betalen.
Ik kan daar helderheid over geven, maar uiteindelijk nemen de eigenaren zelf de beslissing.”
Onafhankelijke rol
Dat is een belangrijk punt: Dave is een onafhankelijke partij binnen de VvE. Hij werkt niet voor PlanVisie, zit niet in het bestuur en neemt zelf geen beslissingen.
“Klopt. Het zijn de eigenaren die stemmen en besluiten nemen. Ik denk mee en adviseer, maar zij bepalen.”
Een VvE opstarten bij nieuwbouw
PlanVisie vindt het belangrijk dat de VvE bij haar panden goed geregeld is, want dan worden de panden goed onderhouden en wordt er voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Bovendien is het goed voor de waarde van de panden. De meeste panden van PlanVisie zijn nieuwbouw. Dat betekent dat de VvE volledig nieuw moet worden opgezet. Komt daar veel bij kijken?
“Ja, dat is best een flinke klus. Denk aan het openen van een bankrekening, het innen van de eerste bijdragen en het plannen van de eerste vergadering. Ook de opstalverzekering moet geregeld worden. De verzekeraar wil precies weten welke werkzaamheden in de units plaatsvinden. Voor een opslagruimte gelden bijvoorbeeld andere risico’s dan voor een cateringkeuken. Al dat uitzoekwerk – bellen, mailen, inventariseren – neem ik uit handen. Nieuwe eigenaren kennen elkaar vaak nog niet, dus het is lastig om dat zelf goed te organiseren. In de eerste vergadering wordt een bestuur gekozen. Die kan best jaarlijks of af en toe wisselen, maar dan zorg ik als beheerder voor een stukje continuïteit.”
Uitdagingen in de praktijk
Soms komt Dave voor onverwachte situaties te staan.
“We hebben een keer problemen gehad met de riolering. In enkele panden konden de toiletten niet meer gebruikt worden. Dat was natuurlijk een groot probleem, want het werk lag stil. Dan begint het uitzoeken: waar ligt de oorzaak? Wie lost het op? En wie betaalt? Uiteindelijk bleek dat het bedrijf dat de glasvezel had aangelegd, dit per ongeluk via de riolering had gedaan, waardoor er schade was ontstaan. Gelukkig nam dit bedrijf direct verantwoordelijkheid en werd het snel opgelost. Maar het heeft mij behoorlijk wat telefoontjes en uitzoekwerk gekost. Het mooie is: de meeste eigenaren die geen last hadden, hebben er niets van gemerkt. En dat is precies de bedoeling.”
Een kostbare investering?
Het klinkt wel alsof het heel duur is, zo’n professionele VvE-beheer. Is het niet veel goedkoper als eigenaren alles zelf doen? Volgens Dave valt dat mee.
“Als je kijkt wat VvE-beheer per unit kost, dan is dat relatief beperkt. Bovendien kan ik collectief inkopen, wat kosten bespaart. Door mijn ervaring kunnen we sneller schakelen en beter onderbouwde beslissingen nemen. De meeste eigenaren hebben dat er graag voor over. En weet je… als een VvE later besluit om toch zonder mij verder te gaan, dan is dat helemaal aan hen. Ze zijn vrij om dat zelf te beslissen. Het komt overigens bijna nooit voor, dat zegt denk ik ook wel genoeg.”
Samenwerken binnen een VvE
Binnen een VvE heb je te maken met veel mensen en dus veel wensen. Hoe lukt het jou om al deze mensen met elkaar te laten samenwerken?
“Dat gaat mij denk ik van nature goed af. En dat is misschien ook wel het grootste voordeel van samenwerken met mij als professionele VvE-beheerder. We hadden het net al over de kosten, maar die wegen niet op tegen een onprettige sfeer of – nog erger – ruzie binnen een VvE. Mijn insteek is altijd om een compromis te vinden en te kijken wat voor iedereen werkt. En ja, soms moet je wat water bij de wijn doen en nee, je kunt niet altijd je gelijk halen. Doordat ik onpartijdig ben en veel ervaring meeneem uit andere VvE’s, lukt het meestal om die prettige en gezellige sfeer te behouden. Een positieve actie van één eigenaar zorgt vaak voor een kettingreactie bij anderen. En dan zie je dat men graag wat voor elkaar overheeft. Dat is belangrijk, zeker als je het pand ooit wilt doorverkopen.”
Tips voor nieuwe eigenaren
Ja laten we het daar eens over hebben. Onze bedrijfspanden worden natuurlijk regelmatig weer doorverkocht, dat betekent dat er weer nieuwe mensen in de VvE stappen. Heb je tips voor mensen die een bestaand pand met een bestaande VvE kopen?
“Verdiep je in hoe een VvE werkt in het algemeen. En informeer specifiek naar de VvE van het pand dat je wilt kopen. Hoe zijn de financiën geregeld? Hoe ziet de lange termijn eruit? Soms is de jaarlijkse bijdrage lekker laag, maar dan krijg je later alsnog een grote rekening. Check of de VvE voldoende financiële reserves heeft, zodat je later niet voor onverwachte hoge uitgaven komt te staan. Zulke financiële reserves vertegenwoordigen ook de waarde van het bedrijfspand dat je wil kopen. Vraag dus naar de jaarrekeningen en ook naar de sfeer binnen de VvE.
En als je eenmaal eigenaar bent: investeer zelf ook tijd. Pak je verantwoordelijkheid en zet je eigen kwaliteiten in. Als je het samen goed verdeelt, kost het niet veel tijd en het levert je uiteindelijk zeker iets op.”
Dankjewel Dave voor je bijdrage. Volgens mij kunnen we concluderen dat een professioneel VvE-beheer bijdraagt aan rust, kwaliteit en een nette uitstraling van het gebouw. En dat is niet alleen prettig ondernemen, maar ook essentieel voor het behoud én de groei van de waarde van je bedrijfsunit.
Ook leuk om te lezen:
Arjan Kuiers hoort via via dat PlanVisie bedrijfsunits gaat bouwen in Meppel. Hij pakt direct de telefoon. Nu, zo’n 4 jaar later, werkt hij dagelijks met veel plezier in zijn eigen pand. Lees hier zijn inspirerende verhaal.
